Event Specialist: chi è, cosa fa e come diventarlo

L’Event Specialist, chiamato anche organizzatore di eventi, è il responsabile dell’organizzazione di quest’ultimi in ogni loro aspetto: dalla scelta della location alla definizione del budget, dal coinvolgimento degli sponsor alla gestione del marketing e della logistica, fino alla negoziazione dei contratti con i fornitori e la raccolta dei feedback.

Cosa fa l’Event Specialist

Le mansioni dell’Event Specialist sono diverse, poiché dipendono dalla realtà per cui lavora e dal tipo di evento che è chiamato a seguire.

Il suo compito primario resta comunque l’organizzazione e la gestione degli eventi, volti a promuovere un prodotto o servizio o ad aumentare la presenza del brand sul mercato. Per eventi, infatti, si può intendere la presenza in una fiera del settore come un grande concerto.

Indipendentemente dalla tipologia, l’Event Specialist dovrà occuparsi delle attività amministrative e gestionali correlate, a partire dalla ricerca della sede fino alla comunicazione, coordinando i vari team e professionisti che all’evento lavoreranno.

Tra i suoi compiti rientrano:

• la creazione e la gestione del calendario eventi;
• lo sviluppo del concept dell’evento;
• la gestione del budget;
• la scelta della location;
• il coordinamento logistico;
• l’organizzazione delle campagne marketing e promozionali;
• la predisposizione di pagamenti e fatture;
• la gestione dei rapporti con i fornitori;
• la gestione della sicurezza;
• la preparazione di report post-evento.

L’organizzatore di eventi deve supervisionare ogni aspetto dell’evento: una volta organizzato, deve occuparsi della sua gestione assicurandosi che tutto il materiale promozionale sia allestito come previsto e che, al termine dell’evento, tutto venga smontato e rimosso. Nel corso dello svolgimento, parlerà con gli ospiti per assicurarsi che ogni cosa stia procedendo al meglio.

Infine, sarà chiamato a valutare l’efficacia dell’evento e – spesso – a fare brainstorming per discutere le problematiche riscontrate e i suggerimenti raccolti, così da pianificare al meglio gli eventi successivi.

Nello svolgimento delle sue mansioni, l’Event Specialist lavorerà dunque con altre figure professionali, a partire dai responsabili Marketing fino all’ufficio contabile dell’azienda.

Come diventare Event Specialist

Attualmente, in Italia, non esiste un percorso preciso per diventare Event Specialist. In genere chi intraprende la professione ha una laurea in Relazioni Pubbliche, Marketing o nell’Hospitality: tuttavia, anche chi ha un diploma di scuola superiore può diventare organizzatore di eventi, meglio se dopo aver partecipato ad uno dei corsi per Event Specialist organizzati dai tanti provider nazionali o internazionali.

Fondamentale, per un Event Specialist, è però possedere precise skills, quali:

• marcate capacità organizzative;
• meticolosa attenzione ai dettagli;
• forte etica del lavoro;
• creatività;
• forti doti di leadership.
• spiccate doti comunicative;
• flessibilità e adattabilità;
• capacità di gestire risorse e budget;
• competenze analitiche per prevedere e identificare tendenze e sfide;

Costituiscono una marcia in più in fase di selezione:

• l’esperienza nel marketing di eventi o nelle vendite;
• la comprensione delle leggi sindacali e del lavoro, e dell’assicurazione di responsabilità civile;
• una dimostrata capacità di prendere l’iniziativa e di interagire con professionisti di ogni livello;
• la possibilità di gestire più progetti contemporaneamente;
• la conoscenza di lingue straniere.

A seconda dell’evento, e del progetto assegnato, un organizzatore di eventi dovrà poi utilizzare specifici strumenti: per tale motivo è bene che abbia padronanza del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e delle applicazioni Internet (social media e Google Ads in primis).

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